Wie viel Wahlfreiheit haben Unternehmen bei ihrer Bürosoftware tatsächlich? Diese Frage stellt sich gerade wieder, und zwar am Beispiel Dänemark.
Ende Oktober 2026 machte die Meldung die Runde, das dänische Digitalministerium habe seinen Test von Collabora Office still beendet. In vielen Berichten klang das schnell nach einem grundsätzlichen Urteil: Der Abschied von Microsoft 365 sei gescheitert. Ein genauerer Blick zeigt ein anderes Bild. Und er zeigt, worauf es bei der Bewertung von Alternativen wirklich ankommt.
Dänemark möchte seine Verwaltungs-IT unabhängiger von einzelnen US-Anbietern machen. Im Rahmen dieser Strategie startete das Digitalministerium 2025 ein Pilotprojekt mit Collabora Office. Ziel war nach Angaben des Herstellers nicht der Austausch einer Software gegen eine andere, sondern mehr Wahlfreiheit.
In der ersten Phase wurde Collabora Office in die Verwaltungsplattform F2 des dänischen Anbieters cBrain integriert, die in den dänischen Ministerien eingesetzt wird. In der zweiten Phase arbeiteten rund 40 Beschäftigte im Alltag damit. Dabei traten Funktions- und Kompatibilitätsprobleme auf, die laut Collabora inzwischen behoben sind.
Wie Günter Born in seinem Blog berichtet, wurde der Pilot im Ministerium nach Darstellung von Collabora wegen der Umstrukturierung der Ministerien und anstehender Wahlen auf Eis gelegt. Die Arbeit mit anderen dänischen Behörden geht demnach weiter.
Ob die organisatorischen Gründe die ganze Geschichte erzählen, lässt sich von außen nicht abschließend beurteilen. Klar ist aber: Aus einem unterbrochenen Test mit rund 40 Nutzern lässt sich kein allgemeines Urteil über Alternativen zu Microsoft 365 ableiten. Weder im Positiven noch im Negativen.
Genauso wenig hilft es, Alternativen pauschal zu loben. Ob eine Lösung passt, entscheidet sich an den Anforderungen eines konkreten Unternehmens. Mit echten Dokumenten, bestehenden Schnittstellen und den Menschen, die täglich damit arbeiten.
Der dänische Pilot zeigt übrigens genau das: Die Probleme wurden erst sichtbar, als echte Nutzer mit echten Dokumenten gearbeitet haben. Das ist kein Scheitern, sondern der Zweck eines Pilotprojekts.
In der Diskussion um Microsoft 365 geht es häufig nur um Word, Excel und PowerPoint. Im Alltag hängt aber viel mehr daran: E-Mail, Kalender, Kontakte, Chat, Videokonferenzen und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten. Wer Abhängigkeiten reduzieren möchte, sollte diese Bausteine einzeln betrachten.
Nicht jede Abhängigkeit muss sofort aufgelöst werden. Wichtig ist, sie zu kennen und bewusst zu entscheiden. Welche Abhängigkeiten im Mittelstand realistisch reduzierbar sind, beschreibt unser Beitrag Digitale Souveränität: Welche Abhängigkeiten Unternehmen tatsächlich reduzieren können.
Deshalb hat die mosaic IT GmbH mit IceWarp eine Alternative für E-Mail und Zusammenarbeit im Portfolio. Die Plattform bündelt:
E-Mail, Kalender und Kontakte für den gesamten Arbeitsalltag
Teamchat und Videokonferenzen für die interne Abstimmung
Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten direkt in der Plattform
Wahl zwischen Cloud und Betrieb auf eigener Infrastruktur, je nach Anforderungen an Datenhaltung und Kontrolle
Ob IceWarp zu Ihrem Unternehmen passt, beantworten wir nicht auf dem Papier. Das entscheidet sich im Alltag.
Ein Pilot mit klaren Erfolgskriterien schafft eine belastbare Entscheidungsgrundlage. Diese Fragen sollten vor dem Start feststehen:
| Bereich | Prüffrage im Pilot |
|---|---|
| Dokumente und Vorlagen | Lassen sich die wichtigsten Vorlagen, Formulare und Bestandsdokumente ohne Nacharbeit öffnen, bearbeiten und weitergeben? |
| Schnittstellen | Welche Anbindungen sind unverzichtbar, etwa an ERP, CRM, Dokumentenmanagement, Telefonie oder die Benutzerverwaltung? Funktionieren sie? |
| Externe Zusammenarbeit | Klappen Termineinladungen, Konferenzen und Dokumentenaustausch mit Kunden und Partnern, die weiter Microsoft 365 nutzen? |
| Migration | Wie werden Postfächer, Kalender und Kontakte übernommen? Wie lange dauert ein Parallelbetrieb? |
| Betrieb und Sicherheit | Cloud oder eigene Infrastruktur? Wer übernimmt Updates, Datensicherung und Berechtigungen? |
| Akzeptanz | Kommen die Pilotnutzer im Alltag zurecht? Wo entsteht Schulungsbedarf? |
Wählen Sie für den Pilot eine Gruppe, die den Alltag Ihres Unternehmens abbildet. Also nicht nur die IT, sondern auch Vertrieb, Verwaltung oder Assistenz, die viel mit Vorlagen und externen Partnern arbeiten. Legen Sie vorher fest, was als Erfolg gilt, und werten Sie am Ende anhand dieser Kriterien aus.
Digitale Souveränität beginnt damit, Alternativen zu kennen und fundiert entscheiden zu können.
Sie möchten wissen, ob IceWarp für Ihr Unternehmen eine sinnvolle Option ist? Sprechen Sie uns an. Gemeinsam schauen wir auf Ihre Anforderungen, Ihre Schnittstellen und Ihre Arbeitsweise und klären, wo IceWarp passt und wo nicht.
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Quelle: Günter Born, Dänemark: Test von Collabora Office geht weiter, Borns IT- und Windows-Blog, 31.10.2026